Minggu, 14 Oktober 2012

APLIKASI BISNIS ERP

PENDAHULUAN
Persaingan global telah melahirkan standar kompetisi baru. Pada kondisi ini setiap perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Tidak sedikit perusahaan perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
DEFINISI ERP
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:
  • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  • Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  • Menghasilkan informasi yang real-time
  • Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

MANFAAT DAN KELEMAHAN ERP
Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.
Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan
Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.


Berikut 10 software gratisan (open source) terbaik disarikan dari Simple Thoughts:
1. Open Bravo
openbravo-logoSalah satu yang terbaik ERP open source software untuk UKM. Openbravo adalah sebuah program berbasis web yang berbasis open source program ERP Compiere. Memberikan status seluruh perusahaan yang mencakup informasi produksi, inventaris, informasi pelanggan, agar informasi pelacakan dan alur kerja.
Openbravo menyertai luas fitur yang membuatnya lebih mudah untuk menangani untuk pengguna akhir. Beberapa fitur utamanya termasuk dimensi pelaporan, alert, email, navigasi keyboard. Hal ini mudah dikonfigurasi dan penjahit fungsionalitas yang ada dan aturan bisnis, serta menambahkan fungsi baru tanpa pemrograman.
Software ERP menawarkan kompatibilitas yang lebih baik dan berbagi, yang memungkinkan ekspor file tunggal atau sebuah kumpulan file ke Excel, CSV, atau PDF langsung dari aplikasi. Pengguna dapat dengan mudah membuat modul pihak ketiga atau plugin atau bahkan browser direktori dan memilih fungsi bersama dibuat oleh pengguna lain untuk menginstal. Hal ini memungkinkan skalabilitas tinggi memungkinkan penyebaran dalam server tunggal atau sekelompok dari mereka, melayani sampai dengan ribuan pengguna.Itu salah satu yang terbaik ERP open source software untuk UKM. Openbravo adalah sebuah program berbasis web yang berbasis open source program ERP Compiere. Memberikan status seluruh perusahaan yang mencakup informasi produksi, inventaris, informasi pelanggan, agar informasi pelacakan dan alur kerja.
Openbravo menyertai luas fitur yang membuatnya lebih mudah untuk menangani untuk pengguna akhir. Beberapa fitur utamanya termasuk dimensi pelaporan, alert, email, navigasi keyboard. Hal ini mudah dikonfigurasi dan penjahit fungsionalitas yang ada dan aturan bisnis, serta menambahkan fungsi baru tanpa pemrograman.
Software ERP menawarkan kompatibilitas yang lebih baik dan berbagi, yang memungkinkan ekspor file tunggal atau sebuah kumpulan file ke Excel, CSV, atau PDF langsung dari aplikasi. Pengguna dapat dengan mudah membuat modul pihak ketiga atau plugin atau bahkan browser direktori dan memilih fungsi bersama dibuat oleh pengguna lain untuk menginstal. Hal ini memungkinkan skalabilitas tinggi memungkinkan penyebaran dalam server tunggal atau sekelompok dari mereka, melayani sampai dengan ribuan pengguna. Suatu arsip dalam sistem dapat dengan mudah diaudit dan dijiplak untuk pengguna yang menciptakannya.
2. Compiere
compiereFitur-fitur software ERP seperangkat kedudukan tertinggi fungsionalitas bisnis terpadu. Compiere diatur unik untuk menghindari duplikasi informasi dan kebutuhan untuk sinkronisasi. Dengan desain yang inovatif mudah Compiere memungkinkan kustomisasi aplikasi. Modul termasuk dalam solusi ERP termasuk manajemen hubungan pelanggan, Quote untuk Tunai, daftar permintaan-to-Pay, Partner Relations Management, Warehouse, Supply Chain Management, Performance Analysis, Double-entry Pembukuan, Work-aliran-Manajemen dan Web Store.
3. xTuple
xtuple_logoThe PostBooks adalah xTuple terintegrasi ERP, CRM dan sistem akuntansi, berdasarkan ERP xTuple Suite. Sistem ERP dibangun dengan database PostgreSQL open source dan open source Qt framework untuk C + +.
Modul untuk ERP xTuple
* Bendahara: buku besar, piutang dan hutang, rekonsiliasi bank, laporan keuangan
* Penjualan: kutipan, order masuk, laporan penjualan, pengiriman
* Produk Definition: item, tingkat yang tak terbatas tagihan material (BOM)
* CRM: buku alamat universal, insiden manajemen, kesempatan manajemen, to-do list, manajemen proyek
* OpenRPT: penulis laporan sumber terbuka
* Inventory: beberapa lokasi, gudang fitur lanjutan lainnya
* Light Manufacturing: perintah kerja, dukungan yang kuat untuk membuat untuk memesan
* Pembelian: pesanan pembelian, penerimaan, vendor pelaporan
PostBooks lintas platform adalah aplikasi yang berjalan sama baiknya pada Windows, Linux dan Mac. Hal ini sepenuhnya internasionalisasi dengan dukungan untuk multiple struktur pajak, multi-mata uang, multilingual terjemahan xTuple kemasan dikelola oleh komunitas global.
4. OpenERP
openlogo1Ini adalah open source ERP lengkap software, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan perusahaan dan proses. Mengintegrasikan OpenERP akuntansi, jam, penjualan, crm, pembelian, stok, produksi, jasa manajemen, manajemen proyek, kampanye pemasaran. Menawarkan klien dan server terpisah komponen dan XML-RPC interface. Buka ERP adalah lengkap dan sistem modular dengan 350 modul. Lunak ERP memiliki arsitektur MVC yang kuat dengan objek database, GUI yang dinamis, didistribusikan server, alur kerja yang fleksibel, dan laporan tertentu. Database PostgreSQL dan server bagian ditulis dengan Python.
Fitur kunci OpenERP termasuk manajemen akuntansi, akuntansi keuangan, manajemen persediaan, penjualan dan pembelian manajemen, tugas otomatisasi, Manajemen Sumber Daya Manusia, kampanye pemasaran, help desk, dan titik penjualan.
Selain Linux, Windows dan Mac interface, OpenERP memiliki antarmuka web eTiny yang juga tersedia untuk web TurboGears kerangka. OpenERP secara luas digunakan oleh pelanggan yang mencari untuk mengotomatisasi proses penjualan mereka secara efektif.
5. Apache OFBIz
ofbizOpen Source Enterprise Resource Planning (ERP) sistem yang menyediakan paket aplikasi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatiskan beberapa proses bisnis suatu perusahaan. Menawarkan kerangka umum model data dan proses bisnis yang canggih. Ada arsitektur yang umum untuk semua aplikasi membangun sekitar data, logika dan proses komponen. Apache OFBiz dibangun pada teknologi open source dan standar seperti Java, Java Enterprise Edition (JEE), XML dan SOAP.
Apache OFBiz datang dengan berbagai fungsi yang meliputi
* Accounting (perjanjian, faktur, vendor manajemen, buku besar umum)
* Asset Maintenance
* Catalogue dan Manajemen Produk
* Fasilitas dan Warehouse Management
* Manufaktur
* Order Processing
* Inventory Management, otomatis pengisian ulang saham dll
* Content Management System (CMS)
* Orang-orang dan Group Management
* Project Management
* Sales Force Automation
* Kerja Manajemen Usaha
* Electronic Point Of Sale (EPOS)
* ECommerce
* Sumber daya manusia (SDM)
OFBiz memperkenalkan konsep layar di mana setiap halaman biasanya mewakili sebuah layar. It’s arsitektur cepat memungkinkan kustomisasi aplikasi untuk kebutuhan bisnis baru tanpa coding.